Die Sozialen Dienste führen neu die elektronische Verwaltung der umfangreichen Klientendossiers ein. Damit wird das Volumen an Papierakten massiv gesenkt, und die Arbeitsabläufe können im Hinblick auf die räumlichen Verhältnisse im Superblock zweckmässig gestaltet werden.

Seit 2012 sind die Departemente durch einen Stadtratsbeschluss verpflichtet, für die Ablage von elektronischen Dokumenten die Standardapplikation ERMS d.3 zu verwenden. Das Elektronische Records Management System (ERMS) ist ein Werkzeug, das die Verwaltung befähigt, die Aktenführung vollelektronisch und gesetzeskonform gestalten.

Für die Einführung dieses Systems bei den Sozialen Diensten und die Anbindung der bestehenden Fallführungssoftware hat der Stadtrat gebundene Ausgaben von 700 000 Franken bewilligt. Diese Aufwendungen decken nicht nur Projektleitung und technische Umsetzung, sondern auch die Aufbereitung der Dossiers und das erstmalige Einscannen. Das Projekt betrifft rund 150 Mitarbeitende und eine Aktenmenge von bis zu 24 Laufmetern pro Person. Die Umstellung auf das papierarme Büro soll noch vor dem Umzug in den Superblock abgeschlossen sein, damit alle zur täglichen Arbeit nötigen Dokumente am neuen Arbeitsplatz in elektronischer Form zur Verfügung stehen.