Der Stadtrat hat ein Vorprojekt zur Digitalisierung des physischen Posteingangs in der Stadtverwaltung in Auftrag gegeben. Die Verwaltungsprozesse sollen dadurch noch effizienter und kundenfreundlicher werden.

Viele Prozesse zwischen der Verwaltung und den Einwohnerinnen und Einwohnern, den Kundinnen und Kunden oder den Lieferanten basieren heute noch auf dem Austausch physischer Dokumente. Gerade in Zeiten des Homeoffice haben sich die Schwachstellen dieser Arbeitsweise gezeigt: zeitintensive Kommunikation, aufwändige Logistik, erschwerte Möglichkeit der örtlich flexiblen Arbeit.

Mit der kürzlich kommunizierten Ausschreibung von modernen ECM*- und ERP**-Softwarelösungen (Medienmitteilungen vom 26.11.21 und 8.11.21) werden die technischen Voraussetzungen geschaffen, um Verwaltungsprozesse durchgängig digital gestalten zu können. Um dieses Potenzial nutzen zu können, hat der Stadtrat parallel zu den erwähnten Beschaffungsvorhaben ein Vorprojekt in Auftrag gegeben, um die teilautomatisierte Digitalisierung des Posteingangs organisatorisch zu prüfen und vorzubereiten.

Dieser Zwischenschritt soll die Grundlage dafür schaffen, Verwaltungsprozesse künftig ganz ohne physische Dokumente gestalten zu können. Dies ermöglicht den Einwohnerinnen und Einwohnern und den Unternehmen in Winterthur, Behördengeschäfte niederschwellig und zeitsparend abzuwickeln.

* ECM = Enterprise Content Management: Darunter wird das Bereitstellen, Verwalten und Aufbewahren von Dokumenten und die Unterstützung von organisatorischen Prozessen in Unternehmen verstanden.
** ERP = Enterprise Resource Management: ERP bezeichnet die Aufgabe, personelle, finanzielle und materielle Ressourcen zu planen, zu steuern und zu verwalten.