Rechenschaftsbericht der Ombudsstelle und des Datenschutzbeauftragten für das Jahr 2001
Ombudsstelle
117 neue Geschäfte sind im Jahre 2001 bei der Ombudsstelle der Stadt Winterthur eingegangen (Vorjahr: 111). Diese Zahl liegt nur wenig unter dem Höchststand von 1999. Abgeschlossen worden sind im Berichtsjahr 105 Geschäfte (Vorjahr: 121). Es sind 10 Empfehlungen abgegeben (Vorjahr: 14) und 2 ausführliche Schlussberichte verfasst worden (Vorjahr: 3). 105 Geschäfte sind abgeschlossen worden (Vorjahr: 121). Am Ende des Berichtsjahres sind 36 Geschäfte pendent gewesen (Vorjahr: 24). - Die Auskünfte haben stark zugenommen (202; Vorjahr: 154). Der grösste Teil der ratsuchenden Personen wohnt in der Stadt (96; Vorjahr: 91).
Die verwaltungsinternen Anliegen (Personalgeschäfte) sind wiederum stark gestiegen; im Berichtsjahr sind es 39% aller Beschwerden gewesen (Vorjahr: 29%). Sie haben damit einen Höchststand erreicht; 1996 hat der prozentuale Anteil noch 16% betragen. Diese Zunahme ist beeindruckend, umso mehr als die städtische Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterberatung sowie teilweise die übrigen Ombudsstellen in der Schweiz ebenfalls deutliche Zunahmen feststellen.
Akuten Handlungsbedarf hat die Ombudsstelle bei einem Geschäft festgestellt, nachdem sich verschiedene Amtsstellen während Jahren mit der Nutzung und dem Unterhalt von einem unüberbauten städtischen Grundstück befasst haben. Für den Anstösser, der auf seine Schreiben kaum Antwort erhalten hat, bleibt die Situation schwierig. Die Ombudsstelle hat im Schlussbericht entsprechende Empfehlungen formuliert.
Ein Fahrgast mit abgeschaltetem Hörgerät hat sich unbeabsichtigt der Fahrausweiskontrolle entzogen und dafür eine höhere Rechnung erhalten. Als er endlich mit seinem Anliegen bei der zuständigen Person anlangt, platzt ihm der Kragen. Die Ombudsstelle schlichtet und erreicht eine Reduktion der Rechnung.
Eine Mitarbeiterin der Stadt kann erst mit Unterstützung der Ombudsstelle in ihre eigenen Akten Einsicht nehmen. Im anschliessenden Gespräch mit der vorgesetzten Person wird ihr bewusst, dass sie „persona non grata“ ist. Nach Auffassung der Ombudsstelle sind die verfahrensmässigen Abläufe zu überprüfen.
Die Cablecom ist berechtigt, auf privatem Grund einen Verteilerkasten zu erstellen, sofern er im Baulinienbereich liegt; dies hat die Ombudsstelle dem Grundeigentümer mitgeteilt.
Die Ombudsstelle prüft Beschwerden gegen Behörden und Verwaltungsstellen der Stadt; dazu gehören auch privatrechtliche Institutionen, sofern sie öffentliche Aufgaben erfüllen und überwiegend von der Stadt finanziert werden. Die Ombudsstelle arbeitet unabhängig von der städtischen Verwaltung. Wichtigste Aufgaben von Ombudsstellen sind Beratung, Information, Vermittlung und Schlichtung im Einzelfall sowie das Abgeben von Empfehlungen, letzteres auch wenn genereller Handlungsbedarf festgestellt wird. Die Tätigkeit der Ombudsstelle ist kostenlos. In der Schweiz gibt es zur Zeit sechs Ombudsstellen, deren Amtsinhaber durch das Parlament gewählt sind.
Die Ombudsstelle ist am Montag, Mittwoch und Freitag geöffnet. Die Büroräume befinden sich an der Marktgasse 53 (altes Stadthaus bzw. Oberes Spital). Die Ombudsstelle und seine Mitarbeiterinnen sind in einem Teilzeitverhältnis angestellt.
Datenaufsichtssteller
Im Berichtsjahr haben Gespräche mit 14 Personen stattgefunden, die in Zusammenhang mit datenschutzrechtlichen Fragen gestanden sind (Vorjahr: 17).
Die Datenaufsichtsstelle hat sich im Berichtsjahr an der Analyse der Informatikdienste für die Informatiksicherheit in der städtischen Verwaltung beteiligt. Diese Studie ist von einer externen Firma durchgeführt worden. Die Ergebnisse der Untersuchung sind für die Stadtverwaltung erfreulich. Die Risikosituation hat die Note 5 erhalten. Mängel sind vorwiegend im physischen Sicherheitsbereich und in der EDV-Bedienung festgestellt worden. Bei der Analyse ist weiter festgestellt worden, dass die Regelung beim Eintritt- und Austritt von städtischen Angestellten überarbeitet werden muss.
Auf Anfragen hat die Datenaufsichtsstelle zur Bewertung der städtischen Angestellten mit Qualifikationsprädikaten in Zusammenhang mit der strukturellen Besoldungsrevision (BEREWI) Stellung genommen. Da die Leistungsbeurteilung Lohnbestandteil ist, lässt sich nicht umgehen, dass die für die Personalsachbearbeitung zuständigen Personen Kenntnis der Qualifikationsprädikate der Angestellten der betreffenden Amtsstelle erhalten. Dies darf jedoch nur mit entsprechenden flankierenden Massnahmen geschehen, u.a. Regelung der Zuständigkeiten, klar definierte Mutationskompetenzen, Zugriffsregelungen und entsprechende Vorkehren bei der Durchführung sowie Passwortschutz. Gerade in der Einführungsphase sollen nur begrenzt Informationen über das Intranet verschickt werden.
Schliesslich hat sich die Datenaufsichtsstelle zur epidemiologischen Untersuchung der Zahngesundheit von Kindern im Kindergarten- und Volksschulalter geäussert.
